Le gouvernement français prévoit l’obligation prochaine de dématérialiser la facturation pour toutes les entreprises assujetties à la TVA et vendant à des professionnels d’ici 2023.
Quels sont les enjeux de cette réforme et quel rôle un DAF à temps partagé peut-il jouer pour accompagner sa mise en oeuvre au sein d’une PME ?
Marie Boëdec-Menard, Directrice Générale de Référence DAF, vous livre tout ce qu’il faut savoir pour assurer la réussite de cette transformation des processus comptables de votre entreprise.
Même si la facture électronique existe depuis plus de 30 ans en France, le projet de l’administration amène de nouvelles mentions obligatoires. Il implique également l’automatisation de certains processus existants de l’entreprise.
Nous vous détaillons dans cet article quels sont les objectifs, les enjeux et le calendrier de la mise en place de la facturation électronique obligatoire pour les entreprises en B2B. Puis nous vous présentons ses modalités pour vous préparer à cette transformation des processus comptables de votre entreprise.
Quels sont les enjeux de la facturation électronique obligatoire ?
Les objectifs de la réforme
L’administration fiscale poursuit plusieurs objectifs avec l’obligation de la facturation électronique pour les entreprises qui vendent aux professionnels (B2B).
Le premier enjeu affiché est de lutter contre la fraude sociale à la TVA, estimée en France entre 10 et 20 milliards d’euros par an. L’État français veut s’assurer de collecter toute la TVA et de détecter les comportements frauduleux grâce à cette obligation de dématérialisation.
Un autre enjeu de la facturation électronique obligatoire est d’améliorer le process de paiement des factures, particulièrement pour les petites entreprises. Cela peut d’abord amener une baisse des coûts de traitements des factures. Une économie potentielle de 5 à 10 € selon la taille, les process et l’organisation de l’entreprise est envisageable. Par ailleurs, la réforme devrait également diminuer les délais de paiement. On considère que les retards de paiement affectent la trésorerie des entreprises à hauteur de 19 milliards d’euros en France pour les PME et 7 milliards d’euros pour les ETI.
Cette réforme doit également permettre d’améliorer le service à l’usager assujetti à la TVA par le pré-remplissage à moyen ou long terme des déclarations de TVA.
Enfin un dernier objectif purement statistique de ce projet est de garantir une meilleure connaissance en continu des activités des entreprises pour l’administration fiscale.
Quelle est la définition légale d’une facture électronique ? Elle est caractérisée par :
- l’authenticité pour authentifier le fournisseur en lien avec le service ou le bien visé
- l’intégrité des données contenues dans la facture
- la lisibilité du document sur écran ou par une impression par le destinataire de la facture et/ou son contrôleur
Le calendrier de mise en place
Existant en France depuis 35 ans environ, la facture dématérialisée est présente sous 3 formats :
- format simple, via un PIF
- format en données structurées
- format mixte, soit un PDF et des données structurées
Mais tout l’enjeu de la réforme de la facturation électronique est de dématérialiser les flux des données contenues dans la facture pour une meilleure connaissance par l’administration fiscale.
La France n’est d’ailleurs pas le seul pays en Europe à entreprendre cette réforme aux enjeux politiques et financiers. L’Italie l’a déjà mise en place depuis 2 ans, l’Espagne est également en train de le faire.
En France, le calendrier du projet est à appréhender sur deux aspects différents. D’abord, il y a une date limite pour l’obligation de réception des factures électroniques. Le 1ᵉʳ janvier 2023, toutes les entreprises françaises, qui vendent en B2B à des professionnels, doivent pouvoir recevoir des factures dématérialisées.
Ensuite, il y a plusieurs étapes pour l’obligation d’émission des factures électroniques. Il s‘agit du 1ᵉʳ janvier 2023 pour les grandes entreprises, le 1ᵉʳ janvier 2024 pour les ETI et le 1ᵉʳ janvier 2025 pour toutes les autres entreprises.
La première obligation de réception pour le 1ᵉʳ janvier 2023 concerne toutes les entreprises, peu importe leur secteur et leur taille. Aussi, quelle que soit la catégorie dans laquelle se trouve votre entreprise, nous vous conseillons d’enclencher le projet le plus tôt possible. Vous y avez en effet tout intérêt pour éviter les problématiques de flux et de process différenciés qui pourront exister entre l’obligation de réception et celle d’émission des factures.
Comment bien préparer son entreprise à la dématérialisation des factures ?
Les modalités du e-invoicing et du e-reporting
Si recevoir une simple facture PDF par mail est aujourd’hui une habitude pour certaines entreprises, cela ne signifie pas qu’elles sont préparées au passage à la facturation électronique obligatoire.
La réforme de la facturation électronique obligatoire comporte en effet deux aspects :
- l’e-invoicing : l’obligation de facturation électronique pour les entreprises en B2B
- l’e-reporting : l’obligation de transmettre à l’administration fiscale des données complémentaires sur la vente à l’export, la vente aux particuliers et les données de paiements des factures de toutes les entreprises en B2B
Avec l’e-invoicing, les mentions obligatoires de la facture vont évoluer avec l’ajout des informations suivantes :
- le SIRET Client
- l’option pour la TVA sur les débits
- l’adresse de livraison des biens ou d’exécution des services
- la nature de l’opération (facture de biens, de service ou mixte)
Autre nouveauté, l’émission de toutes les factures devra passer obligatoirement par une plateforme. Il pourra s’agir de la plateforme publique qui sera mise à disposition par l’administration ou de plateformes privées qui seront d’ici là certifiées.
Au moment de l’émission de la facture, les plateformes opéreront un contrôle des données et des mentions obligatoires. Si un manquement est constaté, elle ne sera pas émise. Aujourd’hui, une facture incomplète peut être émise à la contrepartie, au risque d’une sanction en cas de contrôle. Dans le futur, celle-ci ne pourra même pas être émise !
Par ailleurs, la plateforme transmettra à l’administration fiscale les données requises en même temps qu’elle enverra à la contrepartie la facture. C’est une véritable révolution dans les process comptables des entreprises. Fini l’envoi de factures sous la forme d’un simple PDF par mail !
Comment s’y préparer pour les PME ?
La facturation électronique obligatoire implique un grand changement pour les entreprises dans leurs process achats, ventes et comptables. Les futures données obligatoires sont des informations qui existent probablement déjà, mais qui ne sont pas forcément structurées dans des flux de données et des systèmes d’informations. Pourtant, elles seront nécessaires pour pouvoir émettre ses factures.
L’ampleur des changements va dépendre de la taille, du secteur d’activité et des process et des outils internes déjà présent de l’entreprise. La dématérialisation des process achats et ventes va donc devenir un enjeu majeur des directions financières pour les prochaines années.
Pour se préparer à la réception des factures électroniques (dès 2023), nous conseillons, aux PME et ETI notamment, de mener une analyse sur les points suivants :
- les catégories de fournisseurs
- les modes d’échange utilisé dans chaque catégorie
- les impacts de la réception électronique des factures
Pour se préparer à l’émission dématérialisée des factures, nos conseils sont de :
- déterminer la date d’obligation (2023, 2024 ou 2025)
- analyser les modes d’échanges utilisés, avec quels logiciels et quels flux actuels
- mesurer les impacts : les éditeurs actuels pourront-ils générer les nouvelles évolutions, quelles propositions de services des différentes plateformes certifiées, quelles modifications des process actuels à mettre en œuvre ?
Ce travail de diagnostic doit être mené au plus vite, d’ici l’autonome 2021, pour avoir le temps ensuite de préparer un mode projet, et ne pas se retrouver face à une pénurie de ressources pour être accompagné. C’est également l’occasion d’améliorer ses process achats et facturation.
Le rôle du DAF va être central, accompagné d’une expertise comptable et SI, pour adapter les process et les systèmes d’information aux nouvelles exigences. L’enjeu de la direction financière est également d’alerter dès à présent la direction générale, car beaucoup d’entre elles ne sont pas au courant des changements à venir et de leur ampleur.
Un audit et un accompagnement sont possibles pour mener dès à présent toutes ces actions. Un DAF à temps partagé augmenté est une solution que Référence DAF peut fournir. L’accompagnement d’experts en comptabilité est également nécessaire. Enfin l’accompagnement d’un DSI est également indispensable pour une implémentation technique des process induits par ces nouvelles obligations.
Certaines modalités de mise en œuvre de la facturation électronique obligatoire doivent encore être précisées par l’administration. On ne sait pas encore, par exemple, quelles seront les plateformes certifiées. Des précisions sur la fréquence et la granularité du e-reporting selon le secteur d’activité des entreprises devront également être fournies. Une veille et un accompagnement d’experts sont donc indispensables au bon déroulement de cette réforme profonde des process comptables de l’entreprise. Référence DAF organisera en ce sens de nouveaux webinaires au fil des nouvelles informations communiquées par l’administration.
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