D’abord, je crois que la question n’est plus de se demander si on va digitaliser mais comment on va le faire, la tendance de fond est lancée et va s’amplifier dans les années à venir :
A très court terme, la crise du Covid-19 a agi comme un révélateur, car certaines sociétés ont été confrontées à la difficulté de payer leurs fournisseurs ou d’être payées lorsque les factures étaient bloquées dans les circuits de la Poste ou que les employés ne venaient pas relever le courrier. La transformation digitale n’est donc pas juste un signe de modernité, elle devient indispensable dans le cas de certains processus pour continuer à fonctionner compte tenu du contexte dégradé que nous connaissons actuellement.
A plus long terme, il y a des enjeux de recrutement et de rétention de nos collaborateurs. Dans un monde où nous avons tous un smartphone en main avec des applications très ergonomiques et toutes les informations accessibles en 3 clics, nos collaborateurs ne sont plus du tout enclins à devoir se conformer à des processus compliqués et archaïques. L’expérience utilisateur est également déterminante dans le cas d’outils professionnels si l’on veut éviter de perdre des collaborateurs en route.
Il y a un enjeu très important d’efficacité et de compétitivité. Alors que tout s’accélère dans l’univers des affaires, les dirigeants ont besoin de connaître les résultats de leur activité quasiment en temps réel. L’explosion de la volumétrie des données implique que soient disponibles des outils capables de gérer cette volumétrie.
Seuls les outils digitaux répondent à cet impératif. Les dirigeants gagnent ainsi en agilité dans le pilotage et la prise de décision tout en optimisant leurs ressources car le digital permet de gagner en efficacité s’il est utilisé à bon escient.
Enfin, le caractère de plus en plus critique de la contrainte financière rend nécessaire l’allocation des ressources aux tâches qui créent de la valeur pour absorber une hausse d’activité des tâches répétitives et à faible valeur ajoutée en rationnalisant et automatisant ces processus.
Par exemple, la mise en place d’une solution de notes de frais permet de libérer le service comptable, les opérationnels et les assistantes de tâches à faible valeur ajoutée : collecter des justificatifs, remplir un tableau Excel, faire les ordres de virement, vérifier les justificatifs. Grâce à des applications qui permettent de prendre des photos et soumettre les notes de frais, toutes ces tâches sont facilitées.