Améliorer les processus via l’automatisation et la digitalisation 

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Digitalisation de la fonction finance

Depuis une dizaine d’années, la transformation digitale s’est opérée de manière intensive dans le monde de l’entreprise, modifiant radicalement les processus de ces différents services, y compris ceux de la fonction financière. L’objectif de cette digitalisation est de proposer des solutions adaptées aux problématiques liées au processus et de répondre aux nouveaux besoins, afin de faire gagner du temps aux équipes, de réduire le risqué d’erreur et au final d’accroître les performances de l’entreprise.

Quelle est la place aujourd’hui de la digitalisation au sein de la fonction finance ? Quels sont les enjeux de cette transformation digitale ? Comment améliorer les processus de la fonction finance via la digitalisation ?

La fonction finance au cœur de la transformation digitale

Aujourd’hui, la digitalisation des processus est au cœur de la stratégie des entreprises. Elle est relayée, dans la fonction finance, par les directeurs financiers, qui se positionnent comme acteur principal pour assurer la digitalisation de leur fonction. En effet, la direction financière tient une place importante puisqu’elle aide les opérationnels à mieux analyser la création de valeur et accompagne les dirigeants dans la croissance de l’entreprise. Le digital se révèle alors être un allié de taille pour accroître l’agilité et l’efficacité de la fonction financière, avec la possibilité notamment de recourir à un logiciel ERP, par exemple.

Avec le digital, le métier de la fonction finance évolue, beaucoup de tâches sont désormais automatisées, faisant gagner un temps considérable aux opérationnels qui peuvent davantage se concentrer sur l’analyse des données, plutôt que sur de la saisie d’écritures comptables. La digitalisation de la fonction finance présente quatre enjeux principaux qui permettent à l’entreprise de gagner en performance.

Enjeu 1 – Accélérer et fiabiliser la production des clôtures et des reporting

La collecte de l’ensemble des données auprès des collaborateurs pour la réalisation de la clôture des comptes, s’avérait être un travail de longue haleine et se révélait être même parfois un challenge pour les équipes financières, de réunir l’intégralité des éléments avec les justificatifs nécessaires, dans le temps imparti.

La digitalisation de la fonction finance a permis d’accélérer nettement la production des clôtures comptables ainsi que la production des reportings. À ce gain de temps considérable, s’ajoutent les bénéfices d’une qualité améliorée. En effet, grâce aux ERP intégré, les erreurs sont quasi inexistantes, pas de doublons, des alertes en cas d’anomalie, etc.

Enjeu 2 – Renforcer le contrôle interne pour éviter les erreurs

Dans la majorité des entreprises, Excel reste encore l’outil prédominant que ce soit pour le suivi de l’activité, l’analyse des données de l’entreprise ou encore la gestion des paiements et de la trésorerie. Cependant, son usage au quotidien est très chronophage avec la mise à jour des données faite manuellement et un risque d’erreur important ; ce qui se révèle être fort contraignant lors de la validation de la clôture des comptes.

C’est pourquoi l’automatisation de certaines tâches grâce à l’utilisation d’outils puissants permet de renforcer la gestion des risques, d’améliorer aussi la conformité et de détecter les éventuelles fraudes.

Enjeu 3 – Anticiper l’évolution de la réglementation vers la facturation électronique obligatoire

Jusqu’à présent, au niveau de la facturation, le service financier se servait surtout de la numérisation pour scanner une facture et l’envoyer ensuite par e-mail à ses fournisseurs ou à ses clients.

C’est un défi réglementaire qui les attend à présent, puisqu’à compter du 1er juillet 2024, les entreprises devront se montrer en capacité de recevoir et d’émettre toutes leurs factures au format électronique. Concrètement, cette dématérialisation s’opérera via une plateforme.
Les directions financières doivent donc s’assurer d’ores et déjà, qu’elles seront en mesure de recevoir des factures dématérialisées.

Enjeu 4 – Rendre l’information financière plus accessible pour les dirigeants et les opérationnels

La digitalisation de la fonction finance à permis d’optimiser les processus financiers, grâce notamment à l’automatisation de certaines tâches à faible valeur ajoutée, comme la saisie des écritures comptables, la production de rapports, etc. Le service financier a ainsi vu son rôle évoluer, davantage axé sur la réalisation d’analyses pointues (analyse de données, études budgétaires, etc.). Ils peuvent contribuer ainsi plus activement aux décisions opérationnelles et financières de l’entreprise.

De plus, les nouveaux outils, issus de cette transformation numérique, sont beaucoup plus collaboratifs, permettant ainsi aux opérationnels et aux dirigeants d’accéder plus facilement à l’information financière, en temps réel.

Digitalisation de votre direction financière : Référence DAF vous accompagne

Notre équipe de DAF éprouve au quotidien différentes solutions et outils visant à digitaliser et optimiser les processus financiers des PME. Avec cette expérience, partagée entre eux, ils sont à même de proposer rapidement les solutions les plus appropriées en fonction de votre contexte et de vos besoins.

Afin d’identifier les meilleures opportunités liées à la transformation digitale de la fonction finance, nos DAF commencent par réaliser un diagnostic 360 de la fonction finance. Ce diagnostic leur permet d’identifier les forces et faiblesses du pilotage financier de l’entreprise puis de proposer le plan d’action adéquat.
La mise en œuvre de ce plan d’action peut ensuite être pilotée, dans la durée, par un Directeur Financier à Temps Partagé Augmenté de Référence DAF.

En savoir plus

Quelques informations complémentaires sur ce que l’on entend par la digitalisation de la fonction finance, sur les raisons de sa mise en place et sur la manière de la mettre en place dans son entreprise.

Qu’entend-on par « digitalisation de la fonction finance » ?

La digitalisation de la fonction finance passe par l’automatisation des tâches grâce à des outils digitaux (OCR, BI, IA, ERP, etc.). Ces outils apportent ainsi efficacité et fiabilité à la fonction finance.

Pourquoi digitaliser votre fonction finance ?

La digitalisation de la fonction finance présente de nombreux avantages non-négligeables pour l’entreprise :

  • un gain de temps considérable dans le traitement des données comptables et une baisse des coûts non négligeable : les logiciels digitaux sont en mesure d’exécuter certaines tâches réalisées auparavant par l’humain. Ils sont ainsi capables d’automatiser des saisies, de classer des documents ou de signaler des imputations à exécuter. Selon Capgemini Consulting, « la digitalisation permettrait de réduire jusqu’à 71 %, le coût de traitement des factures fournisseurs ».
  • consolider la valeur ajoutée de la fonction finance : la digitalisation par le biais de la dématérialisation et l’automatisation permettent de libérer les équipes finances d’un grand nombre de tâches sans valeur ajoutée, très chronophages, comme la saisie des écritures comptables par exemple. Ainsi, la fonction finance peut se concentrer exclusivement sur son rôle de pilote de la performance, en consacrant du temps à l’analyse de données, à la construction budgétaire, à l’accompagnement des métiers et des projets.
  • faciliter les relations entre toutes les parties prenantes : le rôle de la fonction finance, en pilote de la performance, implique une collaboration avec l’ensemble des parties prenantes, internes et externes (collaborateurs, clients, fournisseurs, franchisés, etc.). Les outils digitaux permettent donc de faciliter les échanges, mais également de pouvoir traiter les demandes à distance.
  • anticiper les risques et renforcer la sécurité juridique : les outils digitaux facilitent l’identification de risques et de fraude.

Comment digitaliser la fonction finance ?

Pour réussir son projet de transformation digitale de la fonction finance, le DAF doit tout d’abord identifier clairement ses besoins. Il doit donc dans un premier temps, caractériser les tâches répétitives et chronophages à automatiser et les tâches complexes qui peuvent être simplifiées.

Ensuite, pour gagner en productivité et en flexibilité, il doit se doter de bons outils digitaux. À lui de choisir les solutions (ERP, BI, IA, Progiciel de Gestion Intégrée) adaptées en fonction de ses besoins. Il existe une multitude d’outils adaptés au service financier, l’enjeu sera de faire les bons choix.

Enfin, le directeur financier doit être acteur de la conduite du changement. Avec la digitalisation de sa fonction, il se doit de la redéfinir le mode de fonctionnement, que ce soit en termes de processus ou de ressources humaines. Focalisé dorénavant sur l’analyse prédictive, la digitalisation implique une formation des équipes, notamment sur les compétences de data analyst.

Cette transformation digitale implique également une collaboration plus accrue avec les autres services de l’entreprise, ce qui peut provoquer un changement de culture important. La direction des finances devra donc assurément mettre en place une nouvelle organisation des compétences, avec une gestion plus opérationnelle des équipes finance.

Selon une étude menée par PwC, « 55 % des directeurs financiers estiment que le DAF de demain sera le leader de la transformation digitale ».